Zásady ochrany osobních údajů

Společnost Mandario Company s.r.o., se sídlem Kodaňská 1441/46, Vršovice, 101 00 Praha 10, IČO: 06321313, DIČ: CZ06321313, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 83051 (dále jen „Správce“ nebo „Dodavatel“), v rámci své obchodní činnosti a provozu B2B e-shopu na platformě [www.konfigurator.mandario.eu] zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“). Tato platforma je určena výhradně pro obchodní partnery (dále jen „Odběratel“).

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v nezbytném rozsahu na základě následujících právních titulů:

• Plnění smlouvy a předsmluvní opatření: Nezbytné pro proces schvalování přístupu, vedení uživatelského účtu, realizaci a vyřízení objednávek včetně zpracování plateb, fakturace a doručení zboží.

• Plnění zákonných povinností: Uchovávání dat pro účely účetnictví a správy daní, zejména dle zákona o DPH a zákona o účetnictví.

• Oprávněný zájem: Rozvoj dlouhodobého obchodního vztahu, přímý marketing a užití referencí (uvedení firmy odběratele jako reference a užití obrazových snímků dodaného zboží pro komerční účely v souladu s bodem 11.2 Obchodních podmínek).

Zpracováváme údaje, které nám poskytujete v rámci registračního a objednávkového procesu:

• Identifikační údaje firmy: Název firmy, IČO, DIČ a adresa sídla.

• Údaje kontaktní osoby: Jméno, příjmení, pracovní e-mailová adresa a telefonní číslo zástupce Odběratele.

• Platební a fakturační údaje: Fakturační údaje, částka a stav platby. Platbu kartou zpracovává přímo platební brána; údaje platební karty (číslo karty, CVC apod.) zadáváte výhradně v zabezpečeném prostředí brány a Správce k nim nemá přístup.

• Provozní a analytická data: Historie objednávek, nákupní preference a záznamy o chování v aplikaci prostřednictvím souborů cookies (Google Analytics, Google Ads, Meta Ads, Sklik a Microsoft Clarity). Podrobné informace o využívání těchto technologií naleznete v samostatném dokumentu Zásady cookies.

Daňové doklady a faktury

V souladu s právními předpisy uchováváme tyto dokumenty po dobu 10 let. Tato lhůta je zákonná a nelze ji zkrátit ani na žádost o výmaz, jelikož se jedná o archivační povinnost Správce.

Platební a transakční záznamy

Údaje o provedených platbách (s výjimkou údajů vedených v rámci daňových dokladů) uchováváme po dobu nezbytnou pro vyřízení objednávky a případných reklamací či sporů, zpravidla po dobu trvání promlčecí lhůty.

Uživatelský účet a kontakty

Údaje uchováváme po dobu trvání obchodní spolupráce. Pokud v systému nedojde k aktivitě po dobu 3 let, účet a údaje kontaktní osoby (pokud nejsou součástí fakturace) mažeme.

Marketing a reference

Údaje pro účely marketingu uchováváme 3 roky od poslední transakce. Souhlas s užitím referencí a snímků dle bodu 11.2 VOP je platný do jeho odvolání.

Odběratel bere na vědomí, že pro správné plnění smluvních vztahů je povinen udržovat údaje o své firmě a své kontaktní osobě aktuální.

Jakoukoli personální změnu na pozici nákupčího či kontaktní osoby je Odběratel povinen neprodleně aktualizovat v uživatelském rozhraní nebo nahlásit Dodavateli.

Dodavatel neodpovídá za škody způsobené doručováním či fakturací na neaktuální kontakty.

K vašim datům mají přístup pouze prověření partneři, kteří zajišťují chod našich služeb:

• Poskytovatel hostingu a správy B2B aplikace.

• Poskytovatelé účetních, fakturačních a CRM systémů pro správu zakázek a vystavování dokladů (zejména Fakturoid s.r.o.).

• Smluvní dopravci zajišťující logistiku a doručení zboží (zejména PPL CZ s.r.o.). Předáváme jim jméno, adresu, telefon a e-mail pro účely doručení zásilky.

• Poskytovatel platební brány pro zpracování plateb kartou a převodem (ComGate Payments, a.s.).

• Analytické a marketingové nástroje (Google, Meta, Seznam, Microsoft).

Poskytovatel platební brány (ComGate Payments, a.s.) vystupuje při zpracování platebních údajů v postavení samostatného správce, neboť tyto údaje zpracovává na základě vlastních zákonných povinností jako poskytovatel platebních služeb. Pro nakládání s vašimi údaji se v tomto rozsahu uplatňují zásady ochrany osobních údajů tohoto poskytovatele.

S všemi zpracovateli, kteří zpracovávají osobní údaje naším jménem, máme uzavřeny zpracovatelské smlouvy zajišťující odpovídající úroveň ochrany dle GDPR. Pokud některý z nástrojů (zejména analytické a marketingové) přenáší údaje mimo Evropský hospodářský prostor, děje se tak na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně nebo standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí.

Správce přijal vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů, aby nedošlo k jejich neoprávněnému přístupu či ztrátě. Přístup k datům je omezen pouze na pověřené osoby Správce.

Veškerá data jsou uložena na zabezpečených serverech v rámci Evropské unie.

Dle nařízení GDPR máte právo na přístup ke svým údajům, jejich opravu, omezení zpracování a právo na výmaz (pokud již není jejich zpracování nezbytné pro zákonné účely).

Máte také právo vznést námitku proti marketingu či užití referencí. Své žádosti zasílejte na: backoffice@mandario.eu.